Vote par correspondance : une procédure simple

Le vote par correspondance a été défini par l’arrêté du 2 juillet 2020. Il s’applique à toutes les résolutions, élections et décisions soumises au vote en assemblée et mentionnées à l’ordre du jour : élection du conseil syndical, travaux dans les parties communes, approbation des comptes ou des honoraires du syndic, vote du budget prévisionnel, montant du fonds travaux et son allocation. Mais si des décisions sont prises ou modifiées lors d’une assemblée, le vote par correspondance ne s’applique pas.

Un formulaire de référence

Un formulaire détaille ce qui relève de l’organisateur de l’assemblée et des votants. L’arrêté prévoit également que le formulaire peut être complété et amendé selon les situations, mais en aucun cas que l’une de ses mentions puisse être supprimée. Il est envoyé au moins 21 jours francs¹ avant l’assemblée.

Dans ce formulaire :

• L’organisateur a le devoir de mentionner la copropriété concernée.
• Il doit indiquer le jour, le lieu et l’heure de l’assemblée générale.
• Il précise le nom du votant destinataire, son adresse postale et électronique, et la date limite de réception du vote.
• Celui-ci doit être reçu par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de l’assemblée générale, sans tenir compte des jours non ouvrés. Concernant le vote électronique, la date de réception retenue est celle de l’envoi.
• Après avoir pris connaissance des documents joints à la convocation et de l’ordre du jour, le votant doit attester qu’il souhaite voter par correspondance.
• Il remplit alors le tableau du formulaire. À chaque résolution correspondent trois cases : pour, contre ou abstention.
• Il indique son nom et son domicile, précise le lieu où il a été rempli et à quelle date, puis le signe.

¹ Un jour est considéré comme « franc » lorsqu’il s’écoule de 0 à 23h59.

A noté
Il est aussi possible de choisir un mandataire pour vous représenter. Ce peut-être un autre copropriétaire ou personne ne faisant pas partie de la copropriété, tant qu’il ne s’agit pas du syndic et de son entourage.
Si vous ne savait pas qui choisir comme mandataire, il suffit d’envoyer au syndic un mandat en blanc. Celui-ci le transmet en début de séance au président du conseil syndical ou à l’un de ses membres qui désignera alors un mandataire.

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